Un baromètre se déroule en 5 étapes précises qui chacune a un sens. Comme ce protocole est très simple mais qu’il demande du doigté et de la pratique, nous allons ci-dessous détailler les intentions de chaque étape afin de permettre à ceux qui le souhaitent de se lancer.
Nous illustrons les étapes avec des copies d’écran de la version on-line du baromètre mais le fonctionnement est similaire en présentiel ou on-line. On-line les post-it sont numériques, c’est la seule différence.
ÉTAPE 1
Préciser la question
Centrer l'équipe sur un sujet collectif qui la réunit
Le partage des ressentis ouvre la porte à un mélange entre les aspects personnels et professionnels, pour aider les participants à se positionner il faut préciser le cadre d'échange. De plus pour beaucoup partager sur les ressentis demande un effort, pour que l'effort vaille la peine, l'objet d'échange doit être important.
- Un objet précis, concret et commun, par exemple pour une équipe projet, le prochain Comité de Pilotage. Cela permet de distinguer les émotions personnelles des émotions professionnelles,
- Balayer un champ temporel large (passé, présent, futur) pour forcer le biais de conformité, par exemple "quand je repense au mois dernier et que j'envisage le prochain COPIL"
- Centrer les personnes sur leurs ressentis par rapport à leur contribution par exemple "comment je me sens dans ma contribution au projet".
- Rappeler l’intention : ce sur quoi les décisions doivent déboucher
- Relire la question et vérifier au passage qu’elle est correcte ou écrire la question pour que tout le monde puisse la voir
- Lire la question de manière precise en soulignant, par le ton, les trois temporalités, sans enjoliver et sans en rajouter
- Peut-on choisir la question avec l'équipe ?
Oui dans la mesure où elle a déjà expérimenté plusieurs fois le protocole. Les premières fois ce n'est pas recommandé. - Doit-on forcément balayer le passé/présent/futur ?
C'est l'idéal car bien souvent certains détails très importants mais difficile à décrire se sont déroulés dans le passé. Rester au présent ou uniquement tourné vers le futur risque d'inciter, sans qu'ils s'en rendent compte, les participants à oublier un ressentis clef. Cela augmente le biais de conformité. - Avez-vous des exemples de questions?
Pour une équipe projet : Quand je repense à tous les évènements du projet et que j’envisage le prochain Steerco, comment je me sens dans ma contribution au projet ?
Pour une équipe de direction : Quand je repense aux récentes coopération au sein de l’équipe et que j’envisage la prochaine réunion de direction, comment je me sens dans mes responsabilités de membres du CODIR ?
ÉTAPE 2
Codage des ressentis
Permettre aux participants d’identifier leurs propres ressentis
L'émotion cache une information qui n'est pas toujours facile à identifier. Le code couleur facilite l'identification mais il reste nécessaire de conserver un "sas" de réflexion pour identifier cette couleur.
- L’émotion cache une information quelque soit le ressenti, tous les ressentis sont donc permis.
- Les couleurs aident à identifier et donc à verbaliser les ressentis sur des sujets complexes.
- Se centrer silencieusement sur soi d’abord pour bien travailler ensemble ensuite.
- Rappeler le code couleur. Demander à chacun de mettre, silencieusement, une contribution par couleur.
- “Qu’est-ce qui me rend vert, me rend jaune, me rend orange, me rend rouge dans cette perspective”.
- Demander si question, en précisant qu’après on ne pourra plus parler.
- Puis en silence pendant 5’, chacun post 4 post-its. L’animateur ne joue pas
- Comment faire si certaines personnes sont daltoniennes ?
Il faut créer des redondances, par exemple en donannt toujours les couleurs dans le même sens de gauche à droite rouge orange, jaune vert et en écrivant sur les post-it leur couleur. Sur Klaxoon il est possible de nommer les couleurs, cela permet qu’on survolant la couleur son nom apparaissent. - Pourquoi faut-il imposer le silence ?
Il est souvent délicat et surprenant d’identifier son vrai feeling par rapport à une question. Par exemple tout va bien mais je suis orange. Or dans ce orange il y aura beaucoup d’informations. Pour faciliter cette identification, il est nécessaire de se centrer sur soi-même. - Pourquoi 4 couleurs ?
Pour éviter de se perdre dans trop de nuance d’une part et d’autre part pour éviter que les personnes se positionnent au centre
ÉTAPE 3
Expression et écoutes attentives
Permettre aux participants d’exprimer leur ressenti et d’entendre celui des autres
Créer un espace d’expression et d’écoute de qualité permettant de bien comprendre la dynamique de chacun. Souvent, lorsque l’écoute est de qualité, les personnes qui s’expriment vont plus loin que ce qu’elles avaient préparées. Les débats et qualifications freinent, voire tuent l’expression de ressentis non consensuels.
- Ecouter chacun sans interrompre.
- Ne JAMAIS débattre.
- Questionner pour bien comprendre, sans discuter, sans qualifier, JAMAIS
- Verbatim clients : «ce petit outil assez simple nécessite une discipline assez forte». «Facteur de succès : la discipline dans l’application du protocole, poser la bonne question»
- Rappeler les règles de parole : pas d’interruption, seulement une question de compréhension
- Donner la parole, chacun son tour : chacun prend son post-it, le déplace, et le commente à haute voix
- Écouter chacun sans l’interrompre
- Si une personne est Rouge il faut accuser réception : “Qu’est-ce qui fait que tu es rouge et pas orange sur le sujet ?”
- Vérifier s’il y a des questions
- Vérifier si toutes les idées sont dans le post-it, faire compléter si besoin. On attend que la correction soit faite.
- Que faire si une personne exprime une frustration vis-à-vis d’un collègue ou de son boss ?
Écouter et rester coller au protocole, ne pas laisser de débat s’installer en rappelant la règle. - Que faire si une personne demande un droit de réponse ?
Renvoyer la personne à la fin du baromètre, en dehors de ce cadre, en rappelant l’intention qui est de chercher les informations non disponibles naturellement. - Que faire si les gens ne posent pas de questions de compréhension alors que c’est manifestement peu clair ?
Poser soi même la question en restant bien sur une question de compréhension. - Que faire si les personnes rajoutent du contenu pas présent sur leur post-it ?
Leur demander de compléter pour ne pas perdre l’information.
ÉTAPE 4
Analyse non interprétative
Construire une grille de lecture commune
On cherche à «lire» ce que disent les «informations»sans interpréter, c’est-à-dire sans donner la vision d’une personne plutôt que d’une autre. En restant sur cette crête de l’objectivité l’on découvrira une compréhension plus profonde ce qui est en jeu.
- Une analyse non interprétative cherche à faire apparaître les points communs,identifie les décalages et cherche le lien entre les décalages.
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Les axes d’analyses possibles sont les suivants : les freins communs, les motivations distinctes, les couleurs communes ou au contraire divergentes...
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Rester fidèle à ce qui a été dit : pas de débat sur le fond,
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Souvent les personnes explicite ce qui a été déjà été dit. Veillez à rester sans interprétation et surtout sans ajout d’information supplémentaire. Toutes les idées qui arrivent à cette étape se révèlent des raffinements inutiles.
- Rappeler l’intention : analyser ce que l’on voit et qui s’est dit, ne pas qualifier les propos des autres
- Faire parler le groupe en veillant à mettre une idée par post-it
- Utiliser les post-it bleu
- Suggérer d’analyser les similitudes en termes de freins puis de facteurs de motivation
- Lorsqu’ils ont terminé proposer une analyse des couleurs (voiture balai : est-ce que ce qui est dit correspond aux couleurs, est-ce qu’un point de vue aurait été oublié).
- Compléter avec les mots tels qu’ils sont dits. Le juge de paix “c’est ce qui a été dit”.
- Lorsque le groupe commence à proposer des solutions, passer à l’étape 5.
- Que faire si un participant donne son interprétation ?
Simplement rappeler le cadre et si possible proposer une reformulation qui soit totalement fidèle à ce qui s’est dit. - Que faire si personne ne démarre ?
Laisser un peu de temps au groupe puis poser des questions autour des caractéristiques? - Que faire si une personne propose déjà une action ?
La noter comme une action (post-it violet)et questionner le groupe sur le fait que l’analyse est terminée.
ÉTAPE 5
Conclusions pratiques
Orienter le temps qui va suivre (la réunion, leprojet, une transformation)
Faire déboucher tout le baromètre sur sa finalité c’est-à-dire des décisions concrètes concernant l’objet de l’analyse (le projet, la réunion, l’équipe....). il est fondamental pour construire la confiance dans le processus de déboucher sur une, deux ou trois décisions concrètes.On cherche des décisions pratiques qui seront centrées sur les préoccupations de l’équipe et donc sur l’enjeu immédiat à traiter
- Pour que les décisions soient ajustées chercher à s’appuyer sur les facteurs de motivations évoqués dans l’étape précédente et chercher à résoudre les freins, si possible plusieurs à la fois.
- Proposer des actions concrètes le plus simple possible afin qu’elles soient applicables de suite.
- Rappeler l’intention : trouver des conclusions pratiques, utilisables directement.
- Faire parler le groupe
- En cas de manque de temps proposer soi-même une ou deux actions pratiques, idéalement résolvant plusieurs freins (et préservant les facteurs de motivation).
- Combien de temps dure cette étape ?
Généralement elle est assez courte pour éviter de s’inventer des actions qui rassurent mais sont déconnectées du problème. Cette étape dure 2 à 10 minutes maximum. - L’animateur peut-il intervenir ?
Oui il le doit même, s’il sent que les actions manquent de concret il doit vérifier que cela l’est suffisamment pour l’équipe. De même si des idées d’actions lui viennent il peut les suggérer (par exemple sur une modification de l’ordre du jour de la réunion qui va suivre).
